Mau Handover Pekerjaan? Yuk, Ikuti Tipsnya di Bawah Sebelum Ajukan Cuti

 Source: unsplash.com/Olena Bohovyk

Cuti adalah kegiatan saat Anda off sementara dari suatu pekerjaan. Orang-orang melakukan ini untuk memberi jeda sementara dari kesibukan yang padat, agar tidak stress hingga membuat produktivitas berkurang. Tentunya, orang yang cuti berharap bahwa tidak ada yang mengganggu aktivitas isitirahat tersebut.

Bagaimanapun, dengan cutinya Anda, pekerjaan tetap harus berjalan seimbang sesuai alur. Solusinya adalah melakukan handover pekerjaan dengan memberi tahu rekan dan atasan. Namun, pastinya ada step yang harus dilakukan agar handover berjalan lancar tanpa terlalu membebani.

Cek di bawah agar cuti Anda berjalan lancar!

Siapkan Sejak Jauh Hari

Pertama yang harus dilakukan adalah menentukan tanggal untuk cuti. Sebelum mengambil cuti, Anda harus mengetahui berapa jumlah hari cuti yang bisa diambil. Kemudian, tentukan tanggalnya sebelum jauh-jauh hari agar bisa segera diproses oleh departemen yang berwenang.

Ketika tanggal cuti sudah mendapatkan pesetujuan dari atasan, maka langkah selanjutnya adalah memanfaatkan waktu untuk mengejar pekerjaan yang belum selesai. Anda juga harus memberitahukan tanggal cuti pada rekan sebidang untuk saling berkoordinasi handover. Pengaturan tugas, proyek, dan pekerjaan lain dapat disesuaikan dengan kelengkapan tim. Apalagi jika cuti yang diambil lebih dari dua hari dan memang sudah terencana.



Source: unsplash.com/KOBU Agency

Beri Tahu Rekan dan Klien

Seperti yang dituliskan sebelumnya, memberitahu rekan kerja merupakan langkah krusial dalam menghadapi cuti, khususnya lebih dari dua hari atau lama. Pemberitahuan ini bisa Anda cicil sejak awal melalui chat, email¸ atau secara lansung. Kemudian memberikan briefing tentang tugas apa saja yang akan di-handover saat Anda tengah cuti.

Bukan hanya rekan, jika Anda memiliki klien yang berjangka, sebaiknya juga beri tahu sejak awal. Mungkin Anda dapat memberikan informasi dengan siapa pengganti selama cuti atau bagaimana jika ingin berkomunikasi secara daring. Jadi, semua bisa memegang tanggung jawab sesuai porsi tanpa miss communication yang berlebihan.

Tetap Pantau Pekerjaan di Tengah Cuti

Cuti memang jadi waktu luang yang diinginkan semua orang. Anda bisa beristirahat, berlibur, dan melakukan berbagai hobi untuk mengisi waktu tersebut. Namun, beberapa orang mungkin tetap merasa gelisah ketika meninggalkan pekerjaan, apalagi jika Anda orang yang perfeksionis.

Mengatasi hal tersebut, Anda bisa membuat jadwal untuk mengecek pekerjaan di tengah waktu cuti. Mungkin setelah dua hari, Anda bisa memeriksa kotak surat, membalas pesan atasan atau rekan mengenai pekerjaan, atau mengecek progress pekerjaan yang sebelumnya ditinggal. Setelah itu, notifikaasi bisa dimatikan sementara sampai waktu cuti selesai juga memberikan boundaries tentang situasi cuti yang sedang dijalani.

Source: unsplash.com/Yogas Design

Mengupayakan Tugas Tidak Menumpuk pada Pengganti

Tentu Anda harus melimpahkan pekerjaan pada rekan kerja ketika akan mengajukan cuti. Upayakan bahwa pekerjaan yang dilimpahkan bukan hanya mentahan, agar tidak terlalu memberatkan orang yang akan menerima handover dari Anda. Selain itu, pastikan juga bahwa rekan tersebut tidak akan menerima tugas mendadak atau limpahan dari pihak lain.

Penting untuk disampaikan bahwa jika bisa rekan Anda yang menerima pekerjaan tambahan jangan diberi tugas yang mendadak. Walaupun, tetap ingat bahwa pekerjaan rekan tersebut perlu diprioritaskan. Oleh karenanya, Anda harus berusaha agar pekerjaan tersebut dalam kondisi cukup dan tidak terlalu merepotkan.

Membagi Porsi Sebelum Handover

Perhatiakn juga kemampauan dari rekan kerja yang nanti akan menerima pekerjaan dari Anda sebagai pengganti. Mungkin anda bisa membuat deal dengan beberapa rekan sejawat yang mampu dan mau untuk dititipi pekerjaan ketika Anda sedang cuti. Selain itu, Anda bisa meminta persetujuan atasan apakah rekan tersebut berpotensi atau tidak. Hal ini berkaitan dengan tugas mendadak yang bisa jadi datang di masa depan. 

Tugas Anda berikutnya sebelum resmi cuti adalah menuliskan daftar pekerjaan yang harus diselesaikan. Kemudian, Anda bisa mengelompkannya, membagi sesuai rekan kerja yang siap untuk dilimpahi pekerjaan tambahan. Anda bisa meminta reschedule jauh-jauh hari bila ada rapat atau pertemuan yang membutuhkan kehadiran langsung. 

Dokumentasikan dengan Tepat

Langkah berikutnya untuk melakukan handover adalah membuat dokumentasi terkait alur pekerjaan yang Anda lakukan. Anda bisa membuat catatan, video, foto, hingga menyiapkan pekerjaan terdahulu untuk diberikan pada rekan yang nantinya akan mengerjakan tugas tersebut. Di samping itu, tulis juga tambahan catatan untuk hal-hal sepele tapi krusial, siapkan semua peralatan, agar waktu cuti aAnda tidak terganggu karena masalah remeh. 

Anda pun bisa memberikan arahan terlebih dahuu dengan rekan secara langsung atau pun online. Mulai dari daftar pekerjaan, peralatan yang digunakan, hingga pada siapa pekerjaan itu hars diserahkan. Jadi, paling tidak, Anda tetap bertanggung jawab dalam menuntaskan pekerjaan tersebut. 



Source: unsplash.com/The Maker Jess

Siapkan dan Rapikan Area Kerja

Menjelang cuti, ada baiknya Anda menyiapkan  area kerja agar tetap besih, rapi, dan kondusif. Apalagi jika Anda akan cuti dalam waktu yang lama, jangan sampai tempat kerja tampak berantakan dan tidak terawat. Anda harus bertanggung jawab dengan wilayah pekerjaan Anda agar tidak merepotkan orang lain.

Di samping dapat memberikan tampilan yang lebih nyaman, tempat kerja yang rapi akan memudahkan rekan kerja Anda untuk mengambil atau meletakkan sesuatu. Tempat yang rapi juga lebih mudah dalam menyelesaikan pekerjaan. Selain itu, tempat kerja yang sudah dirapikan sebelumnya akan meminimalisir kehilangan barang. Orang juga lebih awas dalam memperlakukan tempat kerja tersebut.

Realistis

Terakhir, hal yang bisa Anda lakukan sebelum cuti adalah bersikap realistis. Ketika Anda bekerja di sebuah tempat, tentu Anda memiliki posisi dan tugas yang sudah dimandatkan oleh kantor tersebut. Oleh karena itu, perlu Anda harus bersikap realistis apakah saat cuti nanti akan mengganggu flow dari pekerjaan anggota lain atau tidak. 

Beberapa kondisi harus Anda pastikan sebelum cuti itu bisa diambil. Misalnya apakah ada rekan yang mau menerima handover dari Anda, apakah ada agenda penting mendekari cuti Anda, atau seberapa krusial Anda di tempat kerja, sehingga bisa ditinggal selama beberapa hari. Jadi, meskipun Anda diberikan hak untuk cuti, Anda tetap harus bersikap realistis agar produktivitas tempat kerja pun tetap terjaga dan tidak merugikan semua pihak. Terlebih, Anda harus mendaparkan approval dari atasan secara sah. 

Sejatinya cuti adalah hak bagi semu pekerja. Namun, memang setiap tempat memiliki aturannya sendiri, meliputi kapan bisa mengambil cuti atau berapa kali dalam setahun cuti bisa diambil. Itu pun harus sesuai persetujuan atasan yang bertanggung jawab. 

Cuti bukan hanya tentang bagaimana Anda meliburkan diri, tetapi termasuk strategi dalam menyelesaikan pekerjaan. Handover mungkin bisa dilakukan dengan melibatkan rekan kerja yang bersedia. Sebelum melakukan itu, sebaiknya Anda maksimalkan peran dalam pekerjaan agar apa yang dilimpahkan pada orang lain tidak terlalu banyak. Pikirkan juga penyelesaian pekerjaan utama rekan Anda, di samping handover yang diberikan. Persetujuan dari semua pihak akan memberikan ketenangan pada proses cuti yang dijalani.