Simple Tips! Yuk, Coba Atur Waktu dalam Bekerja agar Efektif!

Source: unsplash.com/Brad Neathery

Waktu jadi bab krusial yang selalu berjalan setiap hari. Terdapat 24 jam dalam satu hari, dimana seseorang harus mengaturnya untuk berbagai kegiatan, seperti bekerja, sekolah, makan, minum, hingga beristirahat. Sebenarnya 24 jam bukanlah waktu yang singkat, asalkan semua bisa dijalani dengan baik dan tepat akan skala prioritas yang diterapkan. 

Seringnya, 24 jam dalam sehari dianggap terlalu singkat. Banyak orang tidak bisa menyelesaikan pekerjaan sesuai target dengan waktu yang telah ditentukan. Ada pun bisa, tetapi mengambil waktu yang seharusnya digunakan untuk istirahat. Sebab, tubuh juga perlu beristirahat setelah seharian beraktivitas. 

Kurangnya waktu bukan hanya tentang bagaimana banyaknya pekerjaan yang datang, tetapi bagaimana cara mengatur waktu untuk mengerjakan pekerjaan tersebut. Terdapat tenggat yang biasanya akan disampaikan, sehingga hal tersebut bisa dijadikan patokan kapan harus menyelesaikan pekerjaan. Pengelolaan waktu atau time management inilah yang dibutuhkan oleh banyak kalangan. 

Cara mengatur waktu bisa dilakukan dengan beberapa cara sederhana yang dilatih setiap hari. 

Bagaimana langkahnya? Yuk, coba kepoin di bawah!

Ciptakan To Do List, Kegiatan Apa yang akan Dikerjakan

Source: unsplash.com/Thomas Bornmans

Agar tidak keteteran dalam sehari-hari, Anda bisa membuat perencaan kegiatan apa saja yang akan dilaksanakan. Anda bisa membuat to do list dalam jangka sehari, seminggu, atau sebulan. Namun, semua itu tergantung dari bagaimana Anda memenejemen kegiatan keseluruhan.

Ada banyak cara untuk membuat pengingat kegiatan. Saat ini sudah ada notes di dalam ponsel. Anda bisa menuliskan kegiatan dan bisa menambahkan check setelah selesai dilakukan. Atau jika lebih suka ditulis dalam buku agenda juga bukan masalah. Anda bisa menyiapkan buku agenda kecil yang mudah dibawa kemana-mana. Beberapa orang juga ada yang menuliskan dalam sebuah sticky notes untuk ditempel di tempat-tempat krusial dan mudah dilihat. 

Pembuatan rencana ini sebenarnya bukanlah hal yang baru. Tanpa adanya perencanaan, kegiatan Anda mungkin akan terbengkalai. Anda tidak bisa memanfaatkan waktu dengn baik tanpa adanya rencanya yang matang. 

Buat Skala Prioritas, Pisakahkan Kegiatan yang Penting dan Kurang Penting

Source: unsplash.com/Svitlana

Agar pekerjaan bisa lebih berjalan dengan baik, sebaiknya Anda tentukan prioritas kegiatan yang akan dilaksanakan. Urutkan kesulitan atau kepentingan pekerjaan dari yang paling urgent atau besar, disusul dengan kegiatan lain yang tidak terlalu diburu-buru. Cara ini akan jadi efektif dan efisien dalam menyelesaikan berbagai kegiatan. 

Mengutip dari SIT Permata, dalam buku '7 Habits of Highly Effective People' yang ditulis oleh Stephen R. Covey, disebutkan bahwa ada matrikulasi yang bernama Eisenhower Matrix. Matriks tersebut akan membagi kegiatan menurut kepentingannya. Ada empat kuadran dimana masing-masing diisi berdasarkan urgensi. 

Kuadran pertama berisi kegiatan yang penting atau urgent and importand. Kuadran kedua berisi pekerjaan yang tidak terlalu mendesak dan bisa dikerjakan dalam jangka waktu lama. Selanjutnya kuadran ketiga berisi kegiatan yang mendesak tapi tidak tidak penting. Dalam kuadran ketiga ini, mungkin Anda bisa tentukan apakah kegiatan itu bermanfaat atau kurang, sehingga bisa dijadwalkan ulang di kemudian hari. Terakhir kuadran keempat adalah pekerjaan tidak penting dan tidak mendesak, berisi kegiatan yang sebaiknya dihinsari atau tidak perlu dikerjakan. 

Menentukan Waktu di Setiap Kegiatan yang Akan Dikerjakan

Source: unsplash.com/Lukas Blazek

Kegiatan tidak akan berjalan dengan baik jika Anda melakukannya secara seenaknya. Agar lebih teratur, Anda bisa menentukan durasi atau tenggat waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Cara ini dapat membantu Anda untuk menyelesaikan pekerjaan lebih cepat tanpa adanya campur tangan dari pihak lain. 

Setelah membuat perencanaan, Anda harus memiliki rentang waktu untuk menuntaskannya. Jangan lupa selalu beri jeda agar tubuh juga merasakan istirahat, sebelum melanjutkan ke kegiatan berikutnya. Jeda waktu pun bisa diisi dengan melaksanakan evaluasi, apakah ada kekurangan dalam pekerjaan sebelumnya, jadi bisa direvisi segera. 

Menentukan waktu dalam agenda kegiatan tidak hanya ketika berkegiatan, melainkan sampai tidur. Anda bisa mengatur kapan harus tidur dan bangun. Kebiasaan seperti ini sangat memudahkan Anda dalam beraktivitas sehari-hari. Saat tubuh mendapatkan istirahat, maka kegiatan dalam sehari pun bisa dilakukan secara sempurna. 

Jangan Tunda, Segera Kerjakan apa yang Harus Dikerjakan

Source: unsplash.com/KOBU Agency

Berikutnya yang menjadi masalah dari ngaretnya sebuah pekerjaan adalah menunda pekerjaan itu sendiri. Terlebih di era serba maju begini, banyak sekali hal-hal yang bisa jadi distraksi dalam menyelesaikan kegiatan. Contohnya adalah terlalu sering scrolling media sosial. 

Banyak kegiatan yang dilakukan menggunakan ponsel. Memang betul, gadget adalah alat yang sangat bermanfaat untuk kegiatan sehari-hari. Melalui gadget kita bisa mengetahui beragam informasi secara cepat dan masif. Anda bisa mengetahui trend yang sedang digandrungi, inspirasi membuat konten, dan lain-lain. Namun, tetap saja, terlalu lama mengoperasikan benda tersebut dapat membuang-buang waktu. 

Anda bisa menggunakan gadget sesuai dengan keperluan saja, sesuai perencanaan yang sudah dibuat. Hindari membuka sosial media ketika sedang memanfaatkn gadget. Sebab berawal dari coba-coba, nanti jadi keterusan. Bukan sekali dua kali kejadian, pakai gadget untuk apa, tapi akhirnya tetap menuju ke sosial media. 

Jangan Multitasking, Bila Tidak Bisa Melakukannya

Source: unsplash.com/ThisisEngineering

Seseorang dengan kemampuan dapat mengerjakan banyak pekerjaan dalam sekali waktu atau berdekatan mungkin dianggap hebat. Namun, tahukah Anda sebenarnya hal itu justru akan membutuhkan waktu yang lebih lama. Selain itu, pekerjaan juga tidak akan jadi maksimal dan optimal. 

Jangan pikir bahwa orang yang melakukan multitasking tidaklah pusing. Mereka justru jauh lebih lelah dibandingkan orang lain yang hanya melakukan satu pekerjaan. Hal ini disebabkan otak harus bekerja lebih keras. Di samping itu, kesempatan untuk tidak fokus pun begitu tinggi, sehingga pada akhirnya, seseorang yang multitasking mudah stres. Akibat jangka panjangnya bisa berpengaruh pada fisik, seperti kemampuan mengingat yang menurun. 

Maka dari itu, memang sebaiknya selesaikan satu pekerjaan terlebih dahulu secara utuh. Tidak perlu iri karena orang lain bisa melakukan pekerjaan secara bersama-sama. Hindari membuang-buang waktu dengan hasil pekerjaan minim yang nantinya bisa merusak kuantitas maupun kualitas yang sudah Anda ciptakan. 

Nah, itu dia beberapa tips sederhana agar Anda dapat mengelola waktu dengan tepat sasaran. Setiap orang memang perlu waktunya sendiri-sendiri dalam melakukan aktivitas. Namun, jangan sampai waktu yang sudah tersedia, terbuang sia-sia karena terlalu banyak lepas fokus. Hasilnya, hari akan terasa runyam karena aktivitas yang terbengkalai. 

Menejemen waktu jadi poin penting. Di dunia pekerjaan, seseorang dengan kemampuan menejemen waktu yang baik akan dapat nilai plus karena dianggap mampu mengerjakan pekerjaan secara terorganisir. Menejemen waktu yang baik dapat memberikan kesan profesional bagi orang lain, seperti klien, atasan, bahkan teman sejawat. 

Menejemen waktu bukan hanya tentang mengatur waktu dalam bekerja, tetapi bagaimana tubuh juga mampu mengambil rehat. Jangan forsir tubuh untuk melakukan berbagai kegiatan dalam sehari. Sempatkan istirahat agar aktivitas di hari selanjutnya dapat berjalan secara maksimal.